El contacto que se pierde no se nota hasta que es tarde
Un formulario que manda un correo y ya está tiene tres problemas conocidos: el correo cae en spam, el correo se entierra bajo cincuenta más, o el correo llega a una dirección que alguien dejó de mirar. Y no hay forma de saber que ha pasado, porque no queda rastro de lo que se perdió.
En Speaksite el formulario no depende del correo para no perderse. Cada envío queda guardado en tu panel, con su fecha, y el correo es solo el aviso de que hay algo nuevo.
Los mensajes viven en tu panel
En la pestaña de contactos ves todo lo que ha entrado por la web: quién escribió, su correo, en qué formulario y cuándo. Lo que se hace desde ahí:
- Filtrar por formulario, para separar el de contacto del de presupuesto o el del boletín.
- Ver el mensaje completo con todos los campos que rellenó la persona.
- Marcar lo leído y marcar lo que es spam, para que la lista sea la lista de verdad y no un cajón.
- Saber de dónde llegó cada contacto: directo, desde un enlace de otra web, desde una búsqueda o desde redes sociales.
Ese último dato es el que suele faltar. Cuando alguien te pregunta si merece la pena lo que estás haciendo en redes, la respuesta está en la lista de contactos, no en una intuición.
El aviso llega en cuanto entra
En la pestaña de avisos decides a quién se le avisa. Y no es una sola dirección:
- Los correos del sitio: hasta diez direcciones que reciben todo lo que entra por la web.
- Correos propios de un formulario: el de presupuestos a comercial, el de incidencias a taller.
- Silenciar un formulario concreto si no quieres avisos de ese.
- Un botón de prueba para mandarte un aviso ahora mismo y comprobar que llega antes de que lo necesites de verdad.
Si no pones ninguna dirección, los avisos no se pierden: caen a la del dueño del proyecto. Nunca se quedan en el vacío.
Crear el formulario: a mano o describiéndolo
Puedes montarlo campo a campo en el editor de formularios, con las validaciones y con campos que aparecen solo si la respuesta anterior lo pide. O puedes describirlo con tus palabras —qué quieres preguntar y para qué— y la IA lo construye: el formulario aparece montado y tú lo retocas.
Después lo insertas en la página que quieras, y también puedes sacar el código para incrustarlo donde te haga falta. Si prefieres que salga como ventana emergente, se configura ahí mismo: si aparece a los pocos segundos, al bajar hasta cierto punto de la página o al pulsar algo concreto, y cuánto tiempo se le respeta a quien la cierra para no volver a molestarle.
Y para no perder la pista de dónde está puesto cada formulario, el panel te enseña las direcciones de tu web donde aparece, con enlace para abrirlas.
Si ya tenías formularios en la web
Cuando llegas con una web hecha, el panel detecta los formularios que ya existen en tus páginas y te dice en cuáles están. Desde ahí los importas y pasan a comportarse como los demás: sus envíos se guardan y sus avisos salen. No hay que rehacerlos para dejar de perder mensajes.
Adjuntos, exportación y tu CRM
- Adjuntos: si el formulario pide un archivo, lo descargas desde el propio mensaje.
- Exportar: te llevas los contactos en un CSV, con los filtros que tengas puestos, para trabajarlos en tu hoja de cálculo.
- Enviar al CRM: puedes conectar tu CRM y decidir qué campo del formulario va a qué campo del CRM. Si un envío no llegó, se ve y se reintenta.
Y si quieres que los correos salgan de tu dirección
Hay una pestaña de SMTP para poner tu propio servidor de correo. Es opcional, pero para muchos negocios cambia algo importante: que el correo salga desde el dominio de la empresa y no desde una dirección genérica.
Por dónde empezar
- Abre el panel de Formularios de tu proyecto.
- Si ya tenías formularios en la web, deja que los detecte e impórtalos.
- Crea el que te falte, a mano o describiéndoselo a la IA, e insértalo en la página.
- Pon las direcciones de aviso y usa el botón de prueba.
- A partir de ahí, revisa la lista de contactos: ahí está todo lo que entra.
Es la diferencia entre creer que tu web no genera contactos y saber cuántos genera, de dónde vienen y cuáles te faltaron por contestar.
