Vender por internet es la parte fácil. La difícil empieza justo después: un pedido que llega por correo, otro por teléfono, la nota en un cuaderno de quién ha pagado ya, el cliente que llama porque quiere devolver algo y nadie sabe si se recibió, y a fin de mes la pregunta incómoda de cuánto se ha devuelto en realidad.
Esa parte también está resuelta en Speaksite, y es la que menos se cuenta. Un pedido de tu tienda no es un correo: es una ficha con estado, con historia y con acciones.
Un pedido, de principio a fin
La pantalla que abre esta ficha es el listado de pedidos de nuestra panadería de demostración: cada línea con su referencia, su cliente, su total, su estado y su fecha. Es la pantalla que abres por la mañana. Desde ahí y desde la ficha de cada pedido puedes:
- Cambiar el estado según avanza: pagado, en preparación, enviado, entregado. El cliente ve el mismo estado que ves tú.
- Preparar el envío. Un pedido puede tener uno o varios envíos, cada uno con lo suyo, y marcarlos como enviados cuando salen por la puerta. Si mandas la mitad hoy y la otra mitad el jueves, eso se puede contar.
- Devolver el dinero. Reembolsos totales o parciales, con su registro: cada reembolso queda anotado en el pedido, no en tu memoria.
- Cancelar un pedido que no va a seguir adelante.
- Confirmar o soltar un cobro retenido. Cuando el importe final depende del peso o de la preparación, el pago puede quedar preautorizado y confirmarse después por el importe real, o anularse sin cobrar nada.
Dos cosas más que no parecen gran cosa hasta que llevas cien pedidos al mes: las acciones en bloque, para mover veinte pedidos de estado a la vez en lugar de uno por uno, y las vistas guardadas, para dejar fija la búsqueda que usas cada día —los de hoy, los pendientes de enviar— y encontrarla ya hecha al entrar. Y una red de seguridad: los pedidos borrados van a una papelera de la que se pueden recuperar.
Las devoluciones, con un proceso y no con buena voluntad
La devolución tiene su propia pantalla y sus cuatro pasos, en el orden en el que ocurren de verdad: la apruebas o la rechazas, marcas que la mercancía ha llegado, y solo entonces devuelves el dinero.
Puede parecer burocracia, y es justo lo contrario: es lo que evita las dos discusiones de siempre. La de «yo te lo mandé» sin nada que lo pruebe, y la de haber devuelto el importe antes de recibir el paquete. Cada paso queda con su fecha, y quien atienda el teléfono la semana que viene puede ver en qué punto está sin llamarte a ti.
Tus clientes, con ficha
En el menú se llama Usuarios, y es la lista de quien te ha comprado. Cada uno con su ficha: sus datos de contacto y fiscales, su libreta de direcciones y sus pedidos. Puedes dar de alta a alguien a mano —el cliente de toda la vida que prefiere llamarte—, corregir sus datos, comprobar que su NIF o CIF es válido antes de facturarle, y exportar la lista cuando la necesites fuera.
Hay además una función que ahorra muchos malentendidos: ver la tienda como la ve ese cliente. Es una vista de solo lectura, sin tocar nada de su cuenta, y responde en diez segundos a la pregunta más difícil de resolver por teléfono: qué precio está viendo él exactamente.
Si vendes a empresas, no todos pagan lo mismo
Cuando le vendes a otros negocios, el precio de tarifa es una ficción: cada cliente tiene el suyo. Para eso están los grupos y las reglas de precio. Agrupas a tus clientes de empresa —mayoristas, hostelería, colaboradores— y le pones a cada grupo su condición. El cliente entra en tu tienda y ve su precio, no el del escaparate.
Y como no quieres que cualquiera se dé de alta como mayorista, las altas de empresa pueden quedar pendientes de tu aprobación: las apruebas o las rechazas tú, una a una, desde su ficha.
Quién tocó qué, y cuándo
Si en tu tienda entra más de una persona, tarde o temprano llega el día en que un precio no es el que era y nadie lo cambió. El Registro de auditoría guarda lo que pasa en la tienda: la fecha, la persona y el elemento sobre el que se actuó. Se puede consultar en pantalla y descargar en CSV.
Con una salvedad que preferimos decirte antes de que la veas: la columna de acción enseña el nombre técnico del motor, del estilo de product.deleted, no una frase en castellano. Se lee perfectamente y resuelve la discusión, pero no es una redacción bonita. Preferimos contarlo así a venderte lo que no vas a encontrar.
Dónde está en tu panel
Todo cuelga de la Tienda de tu proyecto: /shop/<tu-proyecto>/orders para los pedidos, y en el mismo menú de la izquierda, Devoluciones, Usuarios, Grupos y Registro de auditoría.
Recuerda el interruptor de arriba a la derecha: en Fácil el menú se queda en lo imprescindible y verás Pedidos, pero no Devoluciones ni Registro de auditoría. Ponlo en Avanzado y aparecen. Los grupos de empresa, además, dependen de que la app B2B esté encendida en la pantalla de Apps.
Qué ganas
Dejas de llevar la tienda en tres sitios a la vez. El estado de un pedido deja de ser algo que solo sabes tú, la devolución deja de depender de acordarse, y la pregunta de fin de mes —cuánto se vendió, cuánto se devolvió, quién compra de verdad— tiene una respuesta que se mira, no que se estima.
Y hay un beneficio menos evidente: puedes irte de vacaciones. Cuando el proceso está en la pantalla y no en tu cabeza, otra persona puede atender un pedido sin llamarte.
Por dónde empezar hoy
Entra en la Tienda de tu proyecto, pon el interruptor en Avanzado y abre Pedidos. Coge el último pedido real que tengas, ábrelo y recorre su ficha entera hasta el final: verás dónde se cambia el estado, dónde se prepara el envío y dónde se devuelve el dinero. Con ese pedido ya sabes usar la pantalla. Después entra en Usuarios y mira su ficha de cliente.
